Privacy en recruitment

In recruitmentproces werkt u met veel persoonlijke gegevens van kandidaten. De privacy van kandidaten vraagt gezien de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) om zorgvuldige processen. Zo heeft u toestemming nodig van de sollicitant om zijn of haar gegevens te mogen bewaren en verwerken. Die toestemming moet de organisatie kunnen aantonen en er moet een register zijn van de verwerkingsactiviteiten die plaatsvinden. In dit artikel wordt ingegaan op de volgende vragen:

• Hoe krijgt u toestemming voor verwerking van de persoonsgegevens?
• Hoe communiceert u wat u doet met de gegevens?
• Hoe lang mogen gegevens bewaard worden?

Privacy in het recruitmentproces

In het recruitmentproces werkt u met persoonlijke gegevens van sollicitanten, namelijk cv’s. Als u als werkgever werkt met uitzendbureaus, headhunters of andere recruiters, worden die cv’s ook via e-mail verzonden met vaak nog meer persoonlijke informatie over de persoon in relatie tot de functie. Ook worden cv’s binnen de organisatie gemaild aan de betrokkenen bij de selectieprocedure. Als onderdeel van het gehele privacy proces is het belangrijk om die momenten van gegevensoverdracht goed in beeld te hebben en te beschrijven. Ook aan het einde van een selectieprocedure is de privacy een aandachtspunt. Wat gebeurt er met de gegevens van de sollicitanten?

De privacyverklaring voor een recruitmentprocedure

In het selectieproces is het belangrijk om duidelijk aan te geven wat de organisatie met de persoonsgegevens van de kandidaat doet. Dat kunt u doen in een privacyverklaring, ook wel bekend als privacy statement. U kunt deze verklaring voor sollicitanten bijvoorbeeld opnemen op de website bij de vacatures en daar in vacatureteksten op wijzen. U kunt daarvoor gebruik te maken van de ‘Privacyverklaring sollicitant’. In deze verklaring moet onder andere worden opgenomen of u de gegevens deelt met een andere organisatie, bijvoorbeeld voor een achtergrondcheck of assessment.

Bewaartermijnen

Op grond van de AVG mogen sollicitatiegegevens worden bewaard tot vier weken na afsluiting van de sollicitatieprocedure. U heeft expliciete toestemming nodig als u het cv van een sollicitant wilt bewaren in portefeuille of voor een talentpool of latere mogelijkheid. Vraag dan bij afwijzing voor de functie of de sollicitant akkoord gaat met het bewaren van de gegevens voor een expliciet benoemd doel en een concrete periode. De gegevens mogen dan (maximaal) een jaar worden bewaard.

Aan de slag? Vraag kosteloos een model ‘Privacyverklaring sollicitant’ aan via info@novo-advocaten.nl.