Wat te doen bij een zieke werknemer op vakantie?

Wat te doen als je werknemer ziek wordt tijdens zijn of haar vakantie? Wat kun je nog van afstand ondernemen als de werknemer in kwestie dan al in het buitenland zit? Dit artikel bespreekt een aantal tools voor de werkgever die hij kan inzetten bij een zieke werknemer op vakantie.

• Verzuimprotocol: Allereerst is het raadzaam om een interne regeling vast te stellen met betrekking tot het ziekmelden. Je werknemer moet weten waar, hoe, bij wie en hoe laat hij of zij zich ziek moet melden. Dit kan bij een collectief ziekteverzuimprotocol geregeld worden, dat voor iedereen beschikbaar is (bijvoorbeeld intranet) of in de individuele arbeidsovereenkomsten. Deze regeling moet ook de situatie van ziekte tijdens vakantie dekken. Zorg dat deze regeling ook duidelijkheid verschaft over de consequenties van het niet nakomen van de verzuimregeling. Wat gebeurt er als je je ziekte op vakantie niet kan bewijzen (bijvoorbeeld aan de hand van doktersverklaringen)? Een schriftelijke ziek melding is bewijstechnisch altijd het beste.
• Schriftelijke bevestiging: Nadat je werknemer zich ziek heeft gemeld, is het goed om deze ziekmelding per mail (of enig ander communicatiemiddel dat op dat moment het snelst je werknemer bereikt) te bevestigen. Hierin kun je de vervolgstappen beschrijven. Wat moet je werknemer nu ondernemen? Wat moet werknemer aandragen als bewijs van ziek zijn? Moet de werknemer naar de bedrijfsarts als hij of zij terug is in Nederland? Deze afspraken kunnen in een dergelijke mail worden vastgelegd.
• Onderhoud contact: Zorg dat het contact met je werknemer warm blijft en dat je op de hoogte bent van de ontwikkelingen en voortgang van de situatie van je zieke werknemer. Hierbij kun je ook bereikbaarheid van je werknemer verzoeken. Immers, dit kan ook van een werknemer worden verwacht die in Nederland ziek wordt.  
• Omzetten vakantiedagen in ziektedagen: Verwerk de ziekmelding in interne systemen en geef dit door aan het UWV. De dagen dat je werknemer ziek is tijdens zijn of haar vakantie mogen niet ten laste komen van de vakantiedagen, tenzij de werknemer daarmee schriftelijk instemt. Het worden dus in beginsel ziektedagen en de vakantiedagen moeten weer worden vrijgegeven. Ziektedagen kunnen wel vakantiedagen worden indien dit niet ten laste komt van de wettelijke verplichte vakantiedagen. Dus alleen bovenwettelijke vakantiedagen die bij cao of individuele arbeidsovereenkomsten zijn overeengekomen mogen hiervoor worden gebruikt. De loonbetalingsverplichting gaat dus gewoon door!
• Check je polisvoorwaarden: Controleer goed de polisvoorwaarden van de verzekering die je hebt afgesloten voor loondoorbetaling bij ziekte. Het kan zijn dat de verzekeringsmaatschappij bepaalde controlevoorwaarden stelt als een werknemer op vakantie ziek wordt.
• Medisch bewijs: Als je werknemer in Nederland ziek wordt, is een bezoek aan de bedrijfsarts makkelijker te plannen. Zeker omdat deze in de Nederlandse taal zal worden gevoerd en medische documenten in de Nederlandse taal zullen worden geschreven. Een ander verhaal is het als een werknemer naar een arts gaat in het buitenland. Controleerbaarheid van dergelijke doktersverklaringen wordt dan een stuk lastiger als het in een andere taal is opgesteld. Vraag daarom altijd een (desnoods Engelse) vertaling op met vermelding van plaats, datum, naam en geboortedatum van de werknemer. Het ligt op de weg van de werknemer om een adequaat overzicht van de medicijnen, diagnose, verwachtingen, naam van de arts/het ziekenhuis en overige informatie met betrekking tot de ziekte over te leggen aan de werkgever.
• Terugkeren naar huis: Een zieke werknemer hoeft niet per se terug te keren naar huis, tenzij de vakantie de ziekte juist verergert op het vakantieadres. Hierbij kun je denken aan vakantielanden waar medische hulp onvoldoende is. Als werkgever moet je voorzichtig zijn met een dergelijk verzoek. Als werknemer aangeeft niet te kunnen reizen vanwege zijn ziekte, kun je hiervan een schriftelijke verklaring van de behandelde arts vragen.

Misbruik

De werkgever kan eisen stellen omtrent de wijze van melding van de ziekte om misbruik tegen te gaan. Bij vermoeden van misbruik van de vakantieperiode kun je als werkgever een aantal praktische zaken ondernemen. Dit is in gevallen waarin de werknemer meer dan de toegekende aantal dagen vakantie wenst op te nemen via het ‘ziek’ melden. In dit geval kun je bijvoorbeeld de geboekte vliegticket opvragen of een overzicht van het geboekte hotel of appartement.

Loonstop of ontslag op staande voet

Indien een werknemer niet wenst mee te werken kunnen er maatregelen genomen worden. Een ontslag op staande voet is een erg verregaande maatregel die niet in elke situatie stand zal houden bij de rechter, ook bij het vermoeden van misbruik van de vakantieperiode. De voorwaarden hiervoor zijn zwaar, waardoor er veel bewijs moet zijn voor het ernstig verwijtbaar handelen aan de zijde van de werknemer. Hetzelfde geldt voor het toepassen van een loonstop. De omstandigheden van het geval bepalen of een ontslag op staande voet of loonstop geoorloofd is. Hierbij kun je denken aan de situatie dat een werknemer niet zijn verblijfadres wil doorgeven aan jou als werkgever, geen informatie verstrekt over zijn of haar vakantie of in het geheel niet bereikbaar is.

NOVO’s tip

Zorg dat je een duidelijke regeling hebt met betrekking tot het ziek melden. Dit kan door middel van een collectief verzuimprotocol dat voor iedere werknemer bekend is, maar kan ook via individuele arbeidsovereenkomst. Een combinatie van beiden is nog beter. Hierin moeten ook de consequenties van het niet-nakomen van de regeling duidelijk staan omschreven. Loop de bovenstaande stappen langs en zorg voor voldoende communicatie met de zieke werknemer.  

Let op: het bovenstaande belicht niet de situatie van de al zieke werknemer die zijn/haar vakantiedagen opneemt. Hiervoor gelden andere/aanvullende regels.

Heb je hulp nodig bij het opstellen van een dergelijke regeling? We helpen je graag! Bel naar 076-2056040 of stuur een mailtje naar info@novo-advocaten.nl.