Waar kunnen wij u mee helpen? How can we help you?
Search
Contact
Tijdig declaraties indienen

Tijdig declaraties indienen

Gepubliceerd: 22-jun-2018 08:00

Als een werknemer kosten maakt voor de uitoefening van zijn werk kunnen daar afspraken over worden gemaakt over hoe de declaratie van die kosten plaats dient te vinden.

Onlangs oordeelde de kantonrechter in Roermond dat die kosten – ondanks afspraken - voor rekening van werknemer dienden te komen.

 

Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten

Werkgever heeft een regeling waarin is opgenomen dat het recht op indiening van declaraties na drie maanden komen te vervallen. Een uitzondering op deze regeling kan worden gemaakt voor die werknemers die langdurig ziek zijn (geweest). Deze regeling is vanaf 1 mei 2006 van kracht en na overleg met de ondernemingsraad tot stand gekomen.

 

Te laat

Werknemer rijdt uit hoofde van zijn functie meerdere dagen zakelijke kilometers die onder de hiervoor genoemde regeling valt als zijnde “dienstreis”.

In mei 2016 dient hij declaraties in  over zijn dienstreizen in november en december 2015. Werkgever heeft hem laten weten dat de declaraties te laat zijn ingediend en dat om die reden niet tot uitbetaling zal worden overgegaan.

Begin november 2016 doet werknemer het weer; dan pas worden de dienstreizen over juni en juli 2016 ingediend. Werknemer krijgt in december van zijn manager wederom te horen dat niet tot uitbetaling zal worden overgegaan.

 

Wettelijke vervaltermijn?

Uiteindelijk is werknemer naar de rechter gestapt om werkgever te laten veroordelen tot betaling van € 1.048,06 aan onbetaalde declaraties.

 

Werknemer is namelijk van mening dat het hier om een geldvordering gaat waar een wettelijke vervaltermijn aan verbonden is van vijf jaar. De drie maanden die werkgever hanteert zouden dus veel te kort zijn. Daarbij was werknemer druk in verband met waarneming voor collega’s en was het niet mogelijk om de declaraties tijdig in te dienen. Overigens zou de ondernemingsraad in 2015 haar ongenoegen hebben uitgesproken over de termijn van drie maanden, die veel te kort zou zijn.

 

Werkgever ontkent dit niet maar benadrukt dat er ondanks het uitgesproken ongenoegen over de termijn door de ondernemingsraad, geen nieuwe regeling tot stand is gekomen. Daarnaast wordt in geval er sprake is van te laat indienen altijd nog aan de redelijkheid en billijkheid getoetst. In dit geval heeft dat echter ook tot een afwijzing van het declaratieverzoek geleid. Tot slot merkt werkgever op dat de juistheid van de declaraties moeilijker te toetsen is na drie maanden.

 

 

Wat vindt de kantonrechter?

De kantonrechter meldt dat in de arbeidsovereenkomst de cao jeugdzorg van toepassing is verklaard en dat in die cao is bepaald dat werkgever in overeenstemming met de ondernemingsraad een regeling voor reiskostenvergoeding moet vaststellen, zoals in dit geval ook is gebeurd. Verder merkt de kantonrechter op dat de ondernemingsraad weliswaar haar ongenoegen over de indieningstermijn van de declaraties heeft uitgesproken, maar de regeling wel heeft gehandhaafd.

Doordat de regeling tot stand is gekomen conform het bepaalde in de cao en omdat de ondernemingsraad bij besluiten rekening houdt met de belangen van werknemers is de kantonrechter van oordeel dat de belangen van deze werknemer ook voldoende zijn gewaarborgd en werkgever niet als slecht werkgever heeft gehandeld.

 

De kantonrechter is gezien voorstaande dan ook van oordeel dat de “Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten” niet tot een onaanvaardbaar resultaat leidt. Daarnaast heeft werknemer onvoldoende aangetoond waarom het niet mogelijk was om binnen de gestelde termijn te declareren. De kantonrechter wijst de vordering van werknemer dan ook af. 

 

 

NOVO’s tip

De afspraken en regels die gelden tussen werkgever en werknemer worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Daarnaast kan een cao of interne reglementen van toepassing zijn op de arbeidsverhouding . Als een werkgever bepaalde regels in overeenstemming met de ondernemingsraad vaststelt, maakt dat de aantastbaarheid van die regels vele malen lastiger. Niet ieder bedrijf heeft echter een ondernemingsraad… Wilt u weten of de regelingen binnen uw bedrijf redelijk en toepasbaar zijn? Neem vrijblijvend contact op met een van de advocaten bij NOVO Advocaten, specialist in het arbeidsrecht. U kunt ons bereiken via info@novo-advocaten.nl of bellen naar 0762056040.

 

Onze blogs en publicaties op deze website bevatten informatie van algemene informatieve aard. Afhankelijk van de feitelijke omstandigheden van een specifiek geval kan de informatie op bepaalde gevallen niet, dan wel verminderd van toepassing zijn. De informatie in de blogs/publicaties is niet bedoeld als, en dient niet te worden beschouwd als, juridisch advies van welke aard dan ook. NOVO Advocaten is dan ook niet aansprakelijk voor de gevolgen van het eventuele gebruik dat van de informatie wordt gemaakt, zonder dat deskundig juridisch advies is ingewonnen. Juridisch advies is altijd maatwerk. Wint u dus in een voorkomend geval altijd deskundig juridisch advies in.

 

Disclaimer

De blogs en publicaties op deze website bevatten informatie van algemene informatieve aard. Afhankelijk van de feitelijke omstandigheden van een specifiek geval kan de informatie op bepaalde gevallen niet, dan wel verminderd van toepassing zijn. De informatie in de blogs/publicaties is niet bedoeld als, en dient niet te worden beschouwd als, juridisch advies van welke aard dan ook. NOVO Advocatuur en Mediation is dan ook niet aansprakelijk voor de gevolgen van het eventuele gebruik dat van de informatie wordt gemaakt, zonder dat deskundig juridisch advies is ingewonnen. Juridisch advies is altijd maatwerk. Wint u dus in een voorkomend geval altijd deskundig juridisch advies in.

Neem contact met ons op

Nieuwsbrief

Wekelijks worden de actualiteiten binnen het arbeidsrecht besproken. De belangrijkste of noemenswaardige uitspraken en artikelen passeren hier de revue.
Uiteraard mag u ook zelf ideeën aandragen. Wellicht ziet u het antwoord daarop hier op de site volgende week terug!
Wilt u niets missen? Meld u zich dan hieronder aan voor de maandelijkse nieuwsbrief!