E-mailmonitoring door werkgever, mag dat?

E-mailmonitoring door werkgever, mag dat?

Mag een werkgever zomaar de e-mails van haar personeel begluren? Waar begint en eindigt de privacy en is het wenselijk om hier wel, of juist géén richtlijnen voor op te stellen. In een hoger beroepszaak bij het Gerechtshof te Arnhem-Leeuwarden, kwamen deze discussies aan bod.

Nevenwerk aan het licht gekomen door e-mail controle

De situatie is als volgt. Werkgever, ING, verzoekt de kantonrechter om ontbinding van de arbeidsovereenkomst met werknemer op grond van de e-grond. Werknemer zou nevenwerkzaamheden hebben verricht en structureel zijn zakelijke e-mail hebben gebruikt voor privédoeleinden.

De kantonrechter heeft het verzoek geweigerd omdat er niet vastgesteld is dat de ING e-mailmonitoring voldoet aan de voorwaarden van het Europees Hof voor de rechten van de Mens (EHRM).

Het monitoren door een werkgever van e-mails van werknemers moet

• legitiem (wettig) en
• proportioneel (evenredig tot het doel dat bereikt moet worden).  

zijn, wil het rechtmatig worden geacht. Omdat volgens de kantonrechter niet aan deze criteria is voldaan, althans deze onvoldoende naar voren komen in de ING e-mailmonitoring, wordt het door ING gedane ontbindingsverzoek afgewezen.

In hoger beroep verzoekt ING het hof om de arbeidsovereenkomst alsnog te beëindigen en de beschikking van de kantonrechter te vernietigen.

Factoren

In hoger beroep gaat het hof van de volgende feiten uit. ING heeft een anonieme melding ontvangen over werknemer en zijn vermeende betrokkenheid bij witwassen en hypotheekfraude. Om te bepalen of een werkgever vrije toegang heeft tot de mailbox van een werknemer, zoekt het hof aansluiting bij eerdere jurisprudentie van het EHRM. Het EHRM beantwoordt deze vraag aan de hand van zes factoren. (r.o. 5.6)

1. Is de werknemer vooraf geïnformeerd over (de aard van) de mogelijke monitoring van correspondentie en andere communicatie door de werkgever?
2. Wat is de omvang van de monitoring en hoe ernstig is de inbreuk op de privacy van de werknemer (ofwel: proportionaliteit)?
3. Heeft de werkgever legitieme gronden die de toegepaste monitoring rechtvaardigen?
4. Was monitoring met minder indringende methoden en maatregelen mogelijk geweest?
5. Welke gevolgen heeft de monitoring voor de werknemer gehad?
6. Zijn de werknemer adequate waarborgen geboden, in het bijzonder bij indringende vormen van monitoring?

Factoren toegepast op de ING casus

Beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit zijn verweven in bovenstaande factoren. Het hof komt tot het oordeel dat werknemer evenwel vooraf niet geïnformeerd is over de monitoring.

Werknemer had niet hoeven te verwachten dat ING zijn e-mail monitorde. Hij had niet kunnen weten welke situaties gemonitord werden en welke niet.

ING stelt zich op het standpunt dat monitoring van belang is in het kader van het voorkomen van fraude en witwaspraktijken. Hoewel dit een legitieme reden kan zijn, kan het hof niet vaststellen of deze monitoring aan de vereisten van proportionaliteit heeft voldaan.

Ook is niet vast komen te staan dat de verwijten die zijn gemaakt richting de werknemer en die grond vormen voor het ontbindingsverzoek, ook verband houden met de genoemde nevenwerkzaamheden.

ING krijgt de kans om (meer) bewijs aan te leveren om aan te tonen dat er sprake was van een “redelijke verdenking” om over te gaan tot e-mailmonitoring en dat deze omstandigheden aanleiding hebben gegeven tot het ontbindingsverzoek. Tevens zou hier dan ook een dermate vorm van verwijtbaarheid aan de zijde van de werknemer in gelegen zin, aldus ING, dat ING werknemer daarom geen transitievergoeding verschuldigd zou zijn.

Dus… To be continued!

NOVO’s tip

Protocollen over e-mailgebruik en monitoring kunnen bovenstaande problemen vaak ondervangen. We helpen je graag bij het opmaken en implementeren van degelijke protocollen in je onderneming! Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met NOVO Advocatuur en Mediation te Breda, Specialist in Arbeidsrecht via  info@novo-advocatuur.nl of 076-2056040.